Yönetim Firmasının Görevleri
-Site ve Apartmanlarda yöneticilerin 634 SAYILI KAT MÜLKİYETİ KANUNU çerçevesinde yerine getirmesi gereken bazı sorumluluklar mevcuttur.Bu sorumluklar imzalanan sözleşmelerle yönetim firmalarına devredilebilir;
a) Kat malikleri kurulunca verilen kararların yerine getirilmesi;
b) Ana gayrimenkulün gayesine uygun olarak kullanılması,korunması, bakımı ve onarımı için gereken tedbirlerin alınması;
c) Ana gayrimenkulün sigorta ettirilmesi;
d) Ana gayrimenkulün genel yönetim işleriyle korunma, onarım, temizlik gibi bakım işleri ve asansör ve kalorifer, sıcak ve soğuk hava işletmesi ve sigorta için yönetim planında gösterilen zamanda, eğer böyle bir zaman gösterilmemişse, her takvim yılının ilk ayı içinde, kat maliklerinden avans olarak münasip miktarda paranın toplanması ve bu avansın harcanıp bitmesi halinde, geri kalan işler için tekrar avans toplanması;
e) Ana gayrimenkulün yönetimiyle ilgili diğer bütün ödemelerin kabulü, yönetim dolayısıyla doğan borçların ödenmesi ve kat malikleri tarafından ayrıca yetkili kılınmışsa, bağımsız bölümlere ait kiraların toplanması;
f) Ana gayrimenkulün tümünü ilgilendiren tebligatın kabulü;
g) Ana gayrimenkulü ilgilendiren bir sürenin geçmesinden veya bir hakkın kaybına meydan vermeyecek gerekli tedbirlerin alınması;
h) Ana gayrimenkulün korunması ve bakımı için kat maliklerinin yararına olan hususlarda gerekli tedbirlerin, onlar adına alınması;
i) Kat mülkiyetine ilişkin borç ve yükümlerini yerine getirmeyen kat maliklerine karşı dava ve icra takibi yapılması ve kanuni ipotek hakkının kat mülkiyeti kütüğüne tescil ettirilmesi;
j) Topladığı paraları ve avansları yatırmak ve gerektiğinde almak üzere muteber bir bankada kendi adına ve fakat ana gayrimenkulün yönetici sıfatı gösterilmek suretiyle, hesap açtırılması;
k) Kat malikleri kurulunun toplantıya çağrılması..
-DEFTER TUTULMASI VE BELGELERiN SAKLANMASI
Yönetici, kat malikleri kurulunun kararlarını protokolleri, yapılan ihtar ve tebligatın özetini ve tarihlerini ve bütün giderleri,karar defterine tarih sırasıyla yazmaya ve bu defteri ve giderlerin belgeleriyle diğer bütün belgeleri bir dosyada saklamaya mecburdur.
Bu defterin, her takvim yılının bitmesinden başlayarak bir ay içinde yönetici tarafından notere kapattırılması mecburidir.Kanunda yazılı görevleri yerine getirmeyen yöneticiye yazılı cezalar uygulanır.
İŞLETME PROJESİNİN YAPILMASI
Kat malikleri kurulunca kabul edilmiş işletme projesi yoksa, yönetici gecikmeksizin bir işletme projesi yapar. Bu projede özellikle:
a) Ana gayrimenkulün bir yıllık yönetiminde tahmini olarak gelir ve gider tutarları;
b) Tüm giderlerden her kat malikine, KMK 20. maddesindeki esaslara göre düşecek tahmini miktar;
c) Tahmini giderlerle diğer muhtemel giderleri karşılamak üzere her kat malikinin KMK 20.maddedeki esaslara göre vermesi gereken avans tutarı Gösterilir.
Bu proje,kat maliklerine veya bağımsız bölümden fiilen yararlananlara, imzaları karşılığında veya taahhütlü mektupla bildirilir. Bildirimden başlayarak yedi gün içinde projeye itiraz edilirse durum kat malikleri kurulunda incelenir ve proje hakkında, karar verilir, gerekirse yeni bir proje hazırlanır.Kesinleşen işletme projeleri veya kat malikleri kurulunun işletme giderleri ile ilgili kararları, İcra ve İflas Kanununun 68 inci maddesinin 1 inci fıkrasında belirtilen belgelerden sayılır.
•KOLLUK KUVVETLERİNE OTURANLAR LİSTESİNİN VERİLMESİ
•1774 kanun sayılı Kimlik Bildirme Kanunu'na göre konutlarda oturan ve çalışanların kimlik bilgilerini; bildirim formu ile yöneticilerine iletmeleri gerekiyor. Bu durumda sitede oturan site sakinlerinin de kimliklerini site yönetimine bildirmeleri gerekiyor.
•Yöneticiler de kendilerine iletilen bu bildirimleri de muhtara ve karakola veriyor. Bu sorumluluğunu yerine getirmeyen yöneticiden 1 TL'lik para cezası kesiliyor.
••Standart sakin bilgi formlarımız mevcut mu?
•Siteden Taşınan / Siteye Taşınan sakinlerin bilgileri düzenli olarak muhtarlığa ve karakola gönderiliyor mu?
•PERSONEL SÖZLEŞMELERİ VE ÇALISANLARIN SOSYAL HAKLARI
•4857 Sayılı İş Kanunu ve Kapıcılar yönetmeliği çerçevesinde personel çalıştırmak, 5510 Sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu çerçevesin de SSK prim bordroları tanzim etmek çalışma bakanlığına işe başlayan personel yasal sürelerde bildirmek , Personel Kıdem tazminatı fonu oluşturmak yöneticinin görevleri arasındadır.
•• Binanız /siteniz için iş yeri sicil numarası ve vergi numarası aldınız mı?
•• Çalışanların giriş-çıkışları düzenli olarak takip ediliyor mu?
•• Çalışanların sigorta primleri düzenli olarak yatırılıyor mu?
•• Çalışanların diğer özlük hakları ile ilgili bir fon oluşturdunuz mu?
•İŞ GÜVENLİĞİ SAĞLIĞI YÖNETMELİĞİ ÇERÇEVESİNDE YAPILMASI GEREKEN İŞLER
•İŞYERİ HEKİMİ VE İŞ GÜVENLİĞİ UZMANI ÇALIŞTIRMA ZORUNLULUĞU
•Binanızda /sitenizde çalıştırdığınız personele karşı bir işveren olarak iş güvenliği ve sağlığı tedbirleri almak yasal bir zorunluluktur.
•• Binanızın/Sitenizin risk analizi yapılmış mı?
•• Acil Durum eylem planları hazırlanması gerekiyor mu?
•• OSGB veya İş Sağlığı ve Güvenliği profesyonellerinden hizmet almanız gerekiyor mu?
•• Ne kadar destek primi yatırmanız gerekiyor?
•• Çalışanlarınız temel iş güvenliği ve iş sağlığı eğitimlerini aldılar mı?
•SİTE ADINA DIŞARIDAN ALINAN HİZMETLER İÇİN SÖZLEŞMELER YAPMAK- ALINAN HİZMETLERİN DENETİMİNİ YAPMAK
•• Yapacağınız hizmet alımlarında imzalayacağınız sözleşmeler sizin ve diğer kat maliklerinin haklarını koruyucu nitelikte mi hazırlanmış?
•• Yaptıracağınız işin piyasa emsal bedelleri nedir?
•• İş Süresince yüklenici firmalar sözleşme çerçevesinde taahhütlerini yerine getiriyorlar mı?
•• İş bitiminden sonra ,işi yaptırdığınız firma işi sözleşmeye uygun olarak yapıp teslim ediyor mu?
•• Yüklenici firma çalıştırdığı personelden kaynaklanan yükümlülükleri 4857 sayılı kanun , 5510 sayılı kanun ve 6331 sayılı kanun çerçevesinde yerine getiriyor mu?
•Özel güvenlik izniniz alınmış mı? Özel güvenlik personellerinizin kimlik kartları mevcut mu? Gerekli bildirimler yapılmış mı?
•Havuz bakım sözleşmeleriniz mevcut mu? Havuz bakımlarının standartlara uygun olarak mı yapılıyor? Görevlendirdiğiniz personelin belgesi var mı? Periyodik muayeneler yapılıyor mu? Kullanılan kimyasallar standartlara uygun mu?
•Jeneratör, kazan gibi makine ekipmanlarının bakımları üretici firma talimatları doğrultusunda, uygun yedek parça kullanılarak mı yapılıyor?
•Peyzaj bakımlarının doğru zamanlarda, uygun teknik, kimyasal ve gübreler kullanılarak mı yapılıyor? Kullanılan bitkiler toprağa ve iklime uygun bitkilerden mi seçiliyor?
•• Aldığınız temizlik hizmetinde kullanılan teknik, ekipman ve kimyasallar apartmanınız / siteniz için uygun mu? Hizmet planlaması doğru yapılmış mı?
•ASANSÖR İŞLETME BELGESİ YILLIK İŞLEMLERİ TAKİP ETMEK
•Asansörlerle ilgili olarak yönetici; asansörün, kurallara uygun olarak güvenli bir şekilde çalışmasını sağlamak için ayda bir defa düzenli bakımını ve onarımını , asansör firmasına yaptırmaktan ve kullanıcıların can ve mal güvenliğinin sağlanması amacı ile gerek kullanım hatalarından, gerekse harici müdahalelerden meydana gelecek olan tehlikelerin önlenmesi için yapının bağlı bulunduğu belediye tarafından kontrollerini de her yıl yaptırmaktan sorumludur…
•Asansör İşletme ruhsatınız var mı?
•Asansörün üzün Kabin, ray, halat ve makine ekipmanları asansör yönetmeliğine uygun olarak düzenlenmiş mi?
•Asansörlerin izin aylık ve yıllık bakımları periyodik olarak yapılıyor mu?
•Bakım sözleşmesi imzaladığınız firmalar akredite firmalar mı?
•Kullanılan orijinal ve yedek parçalar CE uygunluk işareti taşıyor mu?
•YANGIN SÖNDÜRME CİHAZLARININ BÜTÜN PERİYODİK BAKIMLARI YAPTIRMAK
•Yangın Yönetmeliği gereği, Yangın güvenliği, itfaiyeye yardım ve yasaklarla ilgili hususların uygulanması, bina sahibinin/Yöneticinin sorumluluğundadır.
•Tüm bina kaçış yolları, yangın merdivenleri yönetmeliği uygun olarak düzenlenmiş mi?
•Söndürme sistem ve araçlarınız yeterli mi?
•Yeterli miktarda havalandırma sağlanmış mı?
•Otoparklarda yangın ile ilgili alınan tedbirler, kaçış yolu ve havalandırma yeterlimi?
•Kullanılan Elektrik tesisatının oluşturacağı yangın riskleri nelerdir?
•Kullanılan yapı malzemelerinin yangın dayanımları nedir?
•ENERJİ KİMLİK BELGESİ ALMA ZORUNLULUĞU
•1 Ocak 2011 tarihinden itibaren yapılan binalarda zorunlu olarak alınan Enerji Kimlik Belgesinin mevcut binalar için de 2017 yılına kadar alınması gerekiyor.Yeni binalar için 2011 de başlayan uygulama, 2017 yılında mevcut binalar için de yürürlüğe girdiğinde Enerji Kimlik Belgesi olmayan bina ve dairelerin alım-satım ve kiralama işlemleri yapılamayacak. Süre dolup her bina için bu belge alındığında ise tıpkı otomobil ve beyaz eşyada olduğu gibi binaların enerji sınıfları da tüketici için bir değerlendirme kriteri haline gelecek.
•Enerji Kimlik Belgesi, mevcut binalar için Bayındırlık ve İskan Bakanlığı tarafından yetkilendirilmiş, bünyesinde enerji kimlik belgesi uzmanı istihdam eden enerji verimliliği danışmanlık şirketleri tarafından düzenlenir. Enerji Kimlik Belgesi’nin binanın tamamı için hazırlanması şarttır. Ayrıca isteğe bağlı olarak kat mülkiyetini haiz her bir bağımsız bölüm veya farklı kullanım alanları için ayrı ayrı düzenlenebilir.
•10 yıl geçerliliği olacak belgenin bir suretinin, her tür alım-satım ve kiralama işleminde karşı tarafa verilmesi gerekiyor.
•Enerji Kimlik Belgenizi hazırlayan şirket belgenin ekinde enerji sınıfını iyileştirmek için önerilerini de paylaşacaktır, fakat bu iyileştirmeleri yaptırdıktan sonra binanın tekrar değerlendirilmesi gerekir.